Huolellinen ja suunnitelmallinen avainhallinta on yksi turvallisen asumisen perusedellytyksiä, ja pitkällä tähtäimellä myös säästää taloyhtiön eli osakkaiden rahoja. Hukkuneet avaimet ja niiden joutuminen vääriin käsiin lisää riskiä asuntomurroista, varastomurroista, varkauksista ja ilkivallasta. Kiinteistön lukot joudutaan väistämättä uudelleensarjoittamaan, kun avainjärjestelmän turvallisuus laskee tai kun avaimia on kadonnut turvallisuuden kannalta merkittävä määrä. Koko kiinteistön uudelleensarjoittaminen saattaa maksaa kymmeniä tuhansia euroja.

Atsimuutissa on käytössä Abloy Sento -avainjärjestelmä, joka oli kiinteistön käyttöönoton yhteydessä yksi markkinoiden turvallisimmasta mekaanisista avaimista, ja jonka patenttisuojaus on voimassa vuoteen 2026 ja mallisuojaus vuoteen 2034 saakka. Uudiskohteena Atsimuutin avainturvallisuus on lähtökohtaisesti ollut poikkeuksellisen hyvä, koska kaikki avaimet ovat olleet tallessa ja niistä on tarkka kirjanpito.

Taloyhtiön, asukkaiden ja osakkaiden on toimittava niin, että avaimia ei katoa ja että taloyhtiö on ajan tasalla kadonneiden avainten määrästä. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi taloyhtiössä on käytössä seuraavat määräykset, esitetty perusteluineen:

1. Asukkaiden ja osakkaiden on viipymättä ilmoitettava taloyhtiölle kadonneista avaimista. Avaimen kadottamisesta ei taloyhtiön puolesta synny seuraamuksia, ellei voida osoittaa, että siitä olisi syntynyt yhtiölle vahinkoa.

Yhtiöllä on oltava jatkuvasti tarkka kirjanpito kadonneiden avainten lukumääristä, jotta väistämättömään ja kalliiseen uudelleensarjoittamiseen voidaan varautua ajoissa ja se voidaan tehdä suunnitelmallisesti.

2. Isännöitsijä hallinnoi taloyhtiön avaimia sekä huolehtii uudelleensarjoituksista ja lisäavainten tilaamisesta. Avainten lisäkappaleita luovutetaan vain osakkaille tai osakkaan antaman valtakirjan valtuuttamalle taholle.

Ainoa tapa ylläpitää luotettavaa avainkirjanpitoa on tehdä kaikki avaintoimet keskitetysti. Myös sijoittajaosakkaan on voitava aina tietää omistamaansa osakkeeseen liittyvien avainten määrä, joten uusia avaimia ei voi luovuttaa asukkaille osakkaan tietämättä.

3. Huoneiston käyttöönoton yhteydessä luovutettujen avainten lisäksi avainten lisäkappaleita annetaan vain perustelluista syistä kohtuullisia määriä.

Tällä pyritään ohjaamaan asukkaita ja osakkaita huolellisuuteen avainhallinnassa, ja välttämään tarpeettomien lisäavainten hankkimista. Oikeaan tarpeeseen on tietysti aina saatava huoneistojen lisäavaimia, mutta esimerkiksi yksiöön ei pitäisi tarvita kymmentä huoneistoavainta. Perussääntönä voidaan pitää yhtä huoneistoavainta per asukas ja lisäksi yhtä huoneistokohtaista vara-avainta, ja vuokrakäytössä lisäksi osakkaan avainkappaletta. Emännänavaimet perustuvat iLOQ-tekniikkaan, ja ne on mahdollista häviämistapauksessa kuolettaa, ja niiden käyttö on mahdollista todentaa huoneistolle. 

4. Pysäköintilaitoksen autopaikkaosakkeiden omistajat voivat perustelluista syistä saada hallituksen hyväksynnällä lisäkappaleen kauko-ohjaimesta omalla kustannuksellaan. Kauko-ohjain tulkitaan näissä ohjeissa avaimeksi.

Pysäköintilaitoksen kauko-ohjaimia tulee käsitellä samalla huolellisuudella kuin huoneistoavaimia.

5. Taloyhtiö vastaa avainhallinnan perustekemisistä, mutta uudelleensarjoitusten ja lisäavainten tilausten kustannukset veloitetaan kokonaisuudessaan osakkaalta avainhinnat, isännöitsijän erillislaskutettavan työn ja laskutustyön sisältäen.

Taloyhtiön tulee pyrkiä kohdistamaan kaikki kustannukset järkevällä ja oikeudenmukaisella tavalla joko taloyhtiön eli kaikkien osakkaiden yhdessä maksettavaksi tai vain kustannukset aiheuttaneiden osakkaiden maksettavaksi. Periaatetta noudatetaan yhteisten tilojen käyttökustannuksissa, huoneistokohtaisessa vedenkäytössä ja monessa muussa asiassa. Koska osakkaiden ja asukkaiden huolellisuus avainten säilyttämisessä ja tarpeet avainmäärissä vaihtelevat, on vain oikein, että tästä aiheutuvat kustannukset kohdistetaan yksittäisille osakkaille eikä kaikkien osakkaiden yhdessä maksettavaksi.

6. Taloyhtiö ei pidä kirjaa imujätejärjestelmän edellyttämistä RFID-avaimista eikä tilaa niistä lisäkappaleita. Osakkaat vastaavat siitä, että huoneiston käyttäjillä on riittävä määrä RFID-avaimia, ja osakkaat voivat tarvittaessa tilata lisäkappaleita suoraan Kalasataman Jätteen Putkikeräys Oy:ltä, tilaukset Helpdeskin numerosta 010 4079794. Tämän ohjeen aiemmat kohdat eivät koske imujätejärjestelmän RFID-avaimia.

Jotta imujätejärjestelmän käyttö olisi mahdollisimman helppoa ja vaivatonta, osakkaat voivat tilata siihen avaimia ilman välikäsiä suoraan imujäteyhtiöltä. Koska RFID-avain ei toimi muualla kuin korttelin omassa järjestelmässä, se ei muodosta turvariskiä eikä avaimia tarvitse seurata taloyhtiön puolesta.

7. Ulko-ovien ovikoodit vaihdetaan kaksi kertaa vuodessa ja aina tilanteen vaatiessa. Ovikoodeja ei saa luovuttaa ulkopuolisille. Porraskäytäviin ei saa päästää vieraita ihmisiä. Epäilyttävistä ovikoodikyselyistä ja porraskäytäviin pyrkimisistä tulee ilmoittaa taloyhtiölle.

Taloyhtiö tekee parhaansa avainturvallisuuden ylläpitämiseksi, mutta asukkaiden ja osakkaiden toiminta ja turvallisuustietoisuus vaikuttavat merkittävästi tässä onnistumiseen.